为进一步加强印章管理，规范印章使用程序，根据上级有关规定，结合我院实际，特制定如下管理办法：

一、印章的刻制

根据上级及学院文件成立的职能处室、独立设置的科以及二级学院、部等单位，因工作需要，须刻制印章的，经批准，由学校办公室按有关规定到广州市公安局指定的印章刻制点进行刻制，印章的规格和质料由学校办公室根据相关规定确定。未经批准，不许私自刻制单位印章。

二、印章的启用与废止

1.印章正式启用前，学校办公室须留样备案。由学院发文才能正式启用。

2.印章因损坏、单位撤销、名称更改等原因终止使用的，须经学院领导审定，由办公室发出通知，并办理好相关手续。

三、印章的管理

1.印章由学校办公室机要秘书负责统一保管和使用。

2.印章遗失，必须及时上报。

3.由办公室专人负责盖印，如盖印材料过多，经领导同意，可指定人员协助盖印。

4.加强印章的保养，及时清洗，以确保印文字迹清晰。

5.实施用印登记管理制度，对用印文件（事由）、用印单位、用印类型、审批人、经办人、用印日期等进行登记，以备核查。

6.印章管理人员如因工作变动，应及时上交印章，与新定的印章管理人员做好交接工作。印章的交接手续由主管领导负责并记录备案。

四、印章的使用要求

1.钢印的使用范围为证件(工作证、毕业证、结业证、肄业证、学生证等带有相片的证件)。

2.校印的使用范围为经校领导批准签发的上报下发文件、报表、协议书、校级证件（荣誉证、毕业证等）、各类证明、介绍信、聘书、请柬、奖状、涉外信件（论文）、成绩单、学生证的乘车减价栏、向外刊登广告等。

3.合同专用章和骑缝章的使用范围为买卖合同、借款合同、建设工程合同、承揽合同、合作合同、租赁合同等合同。 

4.由学校办公室管理的院长印章，主要用于学生毕业证书及需以院长名义颁发的各种文件、证书等。

5.空白的证明、证书、介绍信、单据、聘书、奖状等不得加盖印章。

6.盖印章位置恰当，字组端正，图形清晰。用印文件要书写清晰，必须用黑色或蓝黑墨水笔书写。用印证件照片要用近期正面免冠照，且不得有使用过的痕迹。压钢印要压正、清楚，钢印上沿以相片人头面部下巴为宜。

五、印章使用的审批程序

1.各二级学院、部、职能处室使用部门及学校印章，须按要求填写用章签批单，由部门负责人签字同意，经学校领导审核同意，再由办公室主任复核后方可用印。用章签批单见附件，电子版可从“广东白云学院管理信息平台→网上办公→资料下载→行政常用审批表→用章签批单”下载。

2.以学校名义印发的各类公文用印，须有学校领导签发。上报文件须经校长签发。

3.各种合同书、协议书等用印，须填合同送审表报相关的领导审批。具体程序按合同送审相关要求办理。

六、用章签批单的使用说明

1.申请人须填好用章签批单上的日期、申请部门、申请人、文件名称、份数、拟用章名称和经办人等栏，一经填写，不得涂改。经办人若与申请人不是同一人，须在经办人一栏签名。申请人若为学生，须在申请人一栏注明所在专业、年级。

2.一事一签批。

文档下载:用章签批单